Hướng dẫn cụ thể cách Trộn thư trong Word để triển khai giấy mời, bìa thư, nhãn, những sử dụng chế độ Mail Merge trong word kết hợp dữ liệu từ tệp tin ExcelMail Merge hay nói một cách khác là Trộn thư là một tính năng luôn luôn phải có trong word, những phiên bản word tự 2007 đều có 1 tab riêng biệt cho thiên tài này đủ thấy tầm quan trọng đặc biệt của nó. Thực tế trong các bước cũng không ít trường hợp nên sử dụng thiên tài trộn thư này để chế tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới...

Bạn sẽ xem: cách làm mail merge vào word 2003

Nếu khi môn tin học văn phòng hoặc học chứng chỉ tin học văn phòng và công sở thì khả năng này cũng luôn luôn có và cũng thường lộ diện trong những bài thi. Cho dù mail merge không quá khó tuy vậy nếu new làm quen thuộc thì cũng sẽ có những khó khăn nhất định, đặc biệt là phần chèn ngôi trường vào từ file data thường xuyên là file excel.1. Mail merge là gì?Mail merge dịch sang trọng tiếng Việt gồm nghĩa dễ dàng và đơn giản là trộn thư là một trong những tính năng nâng cấp trong word, giúp bạn tạo ra những mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn... Với số đông danh sách dữ liệu có sẵn.2. Tại sao phải mail merge?Ví dụ khi 1 trường phù hợp muốn tạo thành các giấy mời họp phụ huynh mang lại học sinh. Nếu như trước kia chưa xuất hiện word và laptop thì bọn họ sẽ thường xuyên in phần nhiều mẫu thư sẵn, sau đó dùng cây viết để điền từng trường, tên học sinh, thương hiệu phụ huynh, lớp,... Cực kỳ tốn thời hạn và công sức. Hoặc tất cả nếu tất cả word rồi mà chúng ta không cần sử dụng mail merge. Cứ copy paste từng trường vào trong giấy mời thì thời hạn cũng không ít mà chưa vững chắc đã đầy đủ. Thay chính vì vậy bạn chỉ việc tạo 1 mẫu mã thư mời, sau đó mail merge nhằm word tự tạo nên giấy mời cho bạn từng người bạn chỉ cần in ra nhưng không cần chỉnh sửa thêm tin tức gì.3. Hướng dẫn cách thực hiện Mail merge để trộn thưVí dụ dễ nắm bắt ở phía trên mình có 1 mẫu thư mời gồm những thông tin về: tên, địa chỉ, số năng lượng điện thoại, năm sinh

Bạn đang xem: Cách sử dụng mail merge trong word 2003

*

Với dữ liệu có sẵn mặt file excel gồm danh sách trường như sau. Cột giới tính thay do để nam giới và đàn bà thì bản thân để luôn là ông và bà để chèn luôn vào phần thư mời
*

Chúng ta sẽ ban đầu tiến hành trộn thư để tạo ra các giấy mời từ danh sách đã cho bằng cách vào tab Mailings
lựa chọn Start Mail Merge --> Step-by-step Mail Merge WizardĐổi cùng với word 2003 chúng ta vào: Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge...
*

Xem thêm: Cách Sử Dụng Urbox Voucher Urbox Là Gì? Cách Sử Dụng Voucher Urbox Mới Nhất 2022

Chúng ta sẽ sở hữu được 5 lựa chọnLetters
: Thư, thư mờiEmail messenger: tin nhắn emailEnvelopes: Bìa thư, phong bìLabels: Nhãn, nhãn vởDirectory: Danh mục, thư mụcTùy vào nhu cầu các bạn sẽ chọn chức năng tương ứng, thường gặp mặt nhất vẫn luôn là Letters thư mời --> thừa nhận Next Starting Document
*

Tiếp tục chúng ta sẽ bao gồm 3 lựa chọnUse the current ducument
: sử dụng văn bạn dạng hiện tạiStart from a template: bước đầu 1 bản mẫuStart from existing document: ban đầu từ 1 văn bạn dạng có sẵn mà các bạn chưa mở lênChúng ta đã có sẵn mẫu thư mời và đang mở lên rồi yêu cầu sẽ lựa chọn option 1 với nhấn Next
*

Bước này bọn họ sẽ lựa chọn tài liệu đề chèn vào trong file word theo từng row. Họ cũng bao gồm 3 lựa chọnUse an existing list
: Sử dụng danh sách có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên OutlookType a new list: tạo thành danh sách mớiThông hay thì họ đã gồm sẵn list rồi và thường sử dụng file excel làm cho danh sách, chúng ta chọn Options 1 và nhấp vào Browse để tìm về file list và mở lên bởi vì dụ mình tại một file tieuhochongdu.edu.vn.xlsxTrong tệp tin excel có thể có tương đối nhiều sheet, chúng ta chọn đúng sheet đựng dữ liệu, ví dụ của mình ở đây là sheet DanhSachKhachMoiChúng ta sẽ có một danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có một số lựa chọnSort: sắp xếp lại tài liệu khách mời theo trường như thế nào đó, tùy vào những trường hợpFilter: thanh lọc ra phần đa danh sách cần thiết trong danh sách dàiFind duplicates: search những dữ liệu giống nhau để xóa điValidate adress: chứng thực địa chỉthông thường bọn họ sử dụng chức năng sort, tiếp nối là filter để lọc lại tài liệu cần thiếtVí dụ ở đây mình lọc thử tài liệu chỉ mời rất nhiều khách nam nữ là Nam với năm sinh lớn hơn hoặc = 1975Và xem thử công dụng xem nhé, nếu ưng ý nhấn OK, nếu như bạn không ao ước lọc nữa thì dấn Clear All để xóa không còn lọc và quay trở lại danh sách mặc định ban đầu. Mình chỉ làm thử cho các bạn thôi.Lưu ý thêm một trong những phần nữa là lúc tạo file list trong excel chúng ta cần tạo dữ liệu ngay từ cái 1, không nhằm trống những dòng làm việc trên và dưới của dữ liệu, lấy một ví dụ file của mình mình có để trống dữ liệu ở dưới đề nghị mặc định nó sẽ tạo nên thêm mấy trường nữa. Buộc phải xóa đi để tránh việc trộn thư hoàn thành nó sẽ ra một số trong những thư mời trống.Cụ thể là chúng ta click trỏ loài chuột vào vị trí phải chèn những trường tương ứng rồi lựa chọn trong list Database Fields cùng InsertVí dụ sống đây bạn thích mới dạng: Kính mời ông Lê Văn B thì mình đã chèn ngôi trường giới tính kế tiếp cách ra chèn 1 trường bọn họ tên, giống như trường add thì rước ở fields địa chỉ. Ố điện thoại thông minh chèn trường số điện thoại, Năm sinh đem từ ngôi trường năm sinhSau lúc chèn hết bọn họ sẽ có dạng như sau. Dấn Next để word ban đầu trộn thư, thực chất tới bước nhấn Next này bắt đầu gọi chính là là hành động Mail MergeSau khi trộn thư xong bạn có thể xem trước kết quả bằng cách click vào những mũi tên trước sau để thấy kết quả, chúng ta nên xem coi đã đúng với yêu cầu công việc hoặc bài toán đặt ra chưa tồn tại chèn không nên trường như thế nào không. Ví như sai thì thừa nhận Previos để sửa đổi lạiVà họ đã dứt việc trộn thư, bây giờ các bạn sẽ có 2 lựa chọnPrint: In tất cả các thư mời vẫn trộn raEdit individual letters: chỉnh sửa thêm thông tin cá nhânChúng ta nên chọn Option đồ vật 2Chọn All để chế tác 1 file word gồm toàn bộ các thưVà công dụng mình gồm file word chứa danh sách toàn bộ các thư của các khách mờiBây giờ chúng ta có thể chỉnh sửa thêm, tiếp nối lưu lại mang lại chắc, sau đó in ra và tiến hạnh gởi thư nhé